Satu lembar ijazah melewati empat tahap
Yang paling sering mengejutkan orang tua bukan jumlah dokumennya, tapi berapa tahap yang harus dilewati satu lembar dokumen sebelum bisa dikirim.
- Ijazah asli dari sekolah
- Terjemahan tersumpah ke bahasa Inggris, oleh penerjemah yang terdaftar dan punya SK
- Legalisir notaris: notaris melegalisir salinan sesuai asli
- Apostille di Kementerian Hukum
Transkrip nilai melewati rantai yang sama. Begitu juga akta kelahiran dan kartu keluarga.
Satu hal yang menghemat waktu dan jarang diketahui: untuk tahap notaris, cukup bawa soft copy terjemahan tersumpahnya. Tidak perlu membawa dokumen asli ke notaris.
Artinya kalau kampus meminta empat dokumen, yang dikerjakan bukan empat berkas, tapi enam belas langkah. Masing-masing dengan antrean, biaya, dan waktu tunggunya sendiri.
Dokumen yang umumnya diminta
Tiap kampus punya daftarnya sendiri, tapi isinya berulang. Di kampus-kampus yang kami siapkan, dokumen ini hampir selalu muncul:
- Formulir pendaftaran, biasanya diisi daring lalu dicetak, sering disertai surat pernyataan dan persetujuan penggunaan data pribadi
- Esai: personal statement, statement of purpose, atau rencana studi
- Transkrip (rapor) dan ijazah atau surat keterangan akan lulus
- Bukti kewarganegaraan: paspor pendaftar, sering juga paspor orang tua
- Bukti hubungan keluarga: kartu keluarga atau akta kelahiran
- Bukti kemampuan bahasa
Dan yang kadang diminta, kadang opsional:
- Surat rekomendasi
- Profil sekolah
- Bukti kegiatan atau prestasi, sering dengan batas jumlah halaman
- Dokumen tambahan khusus untuk pendaftar yang belum lulus
- Materi pendukung lain yang ingin dilampirkan
Jumlahnya berbeda jauh antar kampus, dari sekitar sepuluh sampai lima belas item. Daftar kampus alternatif ikut menentukan berapa minggu pekerjaan yang dibutuhkan, dan itu pertimbangan yang jarang masuk hitungan saat menyusun daftar kampus.
Empat hal yang tidak tertulis di panduan mana pun
1Aturannya: apa pun yang diterbitkan sekolah, diapostille
Dokumen apa pun yang diterbitkan sekolah dan dikirim ke kampus di Korea harus diapostille, kecuali panduan admisi kampus itu menyebut secara spesifik bahwa tidak perlu.
Jadi bukan hanya ijazah dan transkrip. Piagam penghargaan lomba, surat keterangan terdaftar, surat keterangan akan lulus, profil sekolah: semuanya terbit dari sekolah, semuanya lewat jalur yang sama.
Contoh nyatanya: dalam satu surat kuasa apostille yang kami buat, tiga dari lima dokumennya adalah piagam lomba; sisanya rapor dari dua sekolah.
Konsekuensinya untuk biaya: jumlah dokumen yang diproses tidak ditentukan oleh daftar minimum kampus, tapi oleh berapa banyak yang anak ingin lampirkan. Hitung sejak awal. Menemukannya di tengah jalan berarti mengulang antrean notaris dan apostille untuk kedua kalinya.
Ini pengalaman kami, bukan aturan tertulis dari kampus. Panduan admisi tiap kampus bisa menyebut pengecualian; periksa panduan kampus tujuan sebelum memproses.
2Surat kuasa harus menyebut dokumennya satu per satu
Apostille diurus atas nama pemilik dokumen. Orang tua tidak bisa mengurusnya untuk anak yang sudah dewasa tanpa surat kuasa bermeterai dari si anak.
Yang jarang disebut: surat kuasa itu tidak bisa ditulis secara umum. Isinya tabel yang menyebut tiap dokumen satu per satu: jenis dokumen, nama dokumen, nama pemilik, dan tanggal atau nomornya. Dokumen yang tidak tercantum di tabel itu tidak bisa diurus dengan surat kuasa tersebut.
Dua konsekuensinya:
- Surat kuasa baru bisa dibuat setelah dokumennya ada di tangan, karena nomor dan tanggal tiap dokumen harus disalin ke tabel.
- Kalau ada dokumen tambahan belakangan, perlu surat kuasa baru. Kami membuat dua: satu untuk surat-surat keterangan dari sekolah, satu lagi untuk piagam lomba dan rapor.
Dokumen yang tidak punya nomor, seperti piagam lomba pada umumnya, tetap bisa diurus. Kolom nomornya diisi "tidak ada", cukup tanggalnya.
Dan kalau anaknya sudah berangkat lebih dulu: tanda tangan basah di atas meterai harus ada sebelum dia pergi.
3Pindah sekolah berarti rapor dari dua sekolah
Yang kampus Korea sebut "transcript" adalah rapor. Dan yang diminta umumnya semester 1 sampai 5: kelas 10 semester 1 dan 2, kelas 11 semester 1 dan 2, lalu kelas 12 semester 1. Bukan enam semester, karena pendaftaran dilakukan sebelum kelulusan.
Kalau anak pernah pindah SMA, lima semester itu terbelah di antara dua sekolah. Anak kedua kami pindah saat kelas 10: dua semester pertama diterbitkan sekolah lama, tiga sisanya sekolah baru. Dua-duanya harus diminta terpisah, dan dua-duanya lewat empat tahap di atas.
Sebagian kampus menyebutnya secara eksplisit: transkrip resmi dari seluruh SMA yang pernah ditempuh.
Sekolah lama tidak selalu cepat menanggapi permintaan dari bekas muridnya. Mulai dari sini, bukan dari yang mudah.
4Visa pelajar butuh pemeriksaan TB di rumah sakit yang ditunjuk
Indonesia termasuk negara yang pemohon visanya wajib menjalani skrining tuberkulosis sebelum visa pelajar diterbitkan, dan pemeriksaannya hanya sah bila dilakukan di rumah sakit yang ditunjuk.
Ini urusan visa, bukan urusan admisi. Tapi letaknya di jalur kritis yang sama: tidak ada visa, tidak ada keberangkatan.
Persyaratan dan daftar rumah sakitnya ditetapkan Kedutaan Besar Republik Korea dan berubah dari waktu ke waktu; formatnya saja sudah beberapa kali berganti sejak 2022. Ambil ketentuan terbaru langsung dari mereka. Halaman ini hanya menjelaskan bahwa tahap ini ada dan letaknya di mana.
Urutan yang kami sarankan
Mulai dari yang paling lambat, bukan dari yang paling mudah.
- Minta transkrip, ijazah, dan surat keterangan dari sekolah. Paling tidak bisa dipercepat, dan paling sering jadi penyebab keterlambatan.
- Buat surat kuasa kalau yang mengurus adalah orang tua.
- Terjemahan tersumpah untuk seluruh dokumen sekaligus, bukan satu per satu. Biayanya dihitung per halaman hasil, dan mengirim sekaligus menghemat waktu tunggu.
- Notaris, lalu apostille. Keduanya bertahap, tidak bisa paralel.
- Periksa masa berlaku paspor sejak awal. Paspor yang harus diperpanjang menambah satu antrean lagi di tengah proses.
- Skrining TB setelah penerimaan keluar, untuk pengajuan visa.
Kami tidak menerima komisi dari kampus mana pun, dan tidak menjanjikan penerimaan.